🧰 COFFRE À OUTILS — AGENDA AV

📅 Google Agenda AV

Bienvenue dans ton espace d’entraînement Agenda AV.

Ici, tu vas apprendre pas à pas à organiser tes journées comme une Assistante Virtuelle professionnelle.

🧠 IMPORTANT

L’agenda protège ton cerveau

Un agenda professionnel sert à :

→ éviter le chaos
→ visualiser ta journée
→ éviter les oublis
→ protéger ton énergie
→ mieux gérer les clients.

Le but n’est PAS de remplir toutes tes journées.

Le but : travailler avec plus de clarté.

🎥 TUTORIEL

Créer ton agenda AV professionnel

Commence par regarder cette vidéo.

📅 ÉTAPE 1

Ouvrir Google Agenda

Google Agenda est l’outil qui va te permettre de visualiser et organiser ton temps.

1️⃣ Ouvre Google Agenda

Clique sur ce bouton :

➡️ Ouvrir Google Agenda

2️⃣ Connecte-toi

Connecte-toi avec ton compte Gmail.

Si tu n’as pas encore de Gmail professionnel :

tu peux utiliser ton Gmail actuel pour t’entraîner.

3️⃣ Passe en vue “Semaine”

En haut à droite :

→ clique sur le menu d’affichage
→ choisis “Semaine”.

💜 La vue semaine permet de mieux visualiser tes journées.

✍️ Exercice

Ouvre Google Agenda et passe en vue semaine.

🟦 ÉTAPE 2

Créer des blocs de temps

Un bloc de temps est simplement une période réservée pour une activité précise.

Exemple :

09h → 10h = traitement des mails
10h → 11h = mission client.

1️⃣ Clique sur une case horaire vide

Dans Google Agenda :

→ place ta souris sur une heure vide
→ clique une fois.

Une petite fenêtre va apparaître.

2️⃣ Donne un nom à ton bloc

Dans le titre :

écris par exemple :

📩 Traitement mails

3️⃣ Choisis les horaires

Exemple :

Début : 09h00
Fin : 10h00

4️⃣ Ajouter une couleur

Clique sur le rond de couleur.

Puis choisis une couleur.

Exemple :

🔵 mails
🟣 clients
🟢 administratif

5️⃣ Clique sur “Enregistrer”

Ton bloc apparaît maintenant dans ton agenda 😭

💜 Tu viens de créer ton premier bloc de temps AV.

✍️ Exercice pratique

Crée maintenant :

→ 1 bloc mails
→ 1 bloc travail
→ 1 bloc administratif.

⏸️ ÉTAPE 3

Créer des buffers

Un buffer = un espace entre deux tâches ou réunions.

C’est très important pour éviter la surcharge mentale.

📌 Exemple

❌ Réunion → Réunion → Réunion

✅ Réunion → pause → prochaine tâche

1️⃣ Clique sur un espace vide entre deux blocs

Choisis par exemple :

11h30 → 11h45

2️⃣ Donne un nom au buffer

Tu peux écrire :

⏸️ Pause
☕ Buffer
🧠 Respiration mentale

3️⃣ Clique sur enregistrer

Ton buffer apparaît maintenant dans ton agenda.

💜 Les buffers évitent :

→ les retards
→ la fatigue mentale
→ les journées étouffantes.

✍️ Exercice pratique

Ajoute 15 minutes de buffer entre deux blocs.

🔔 ÉTAPE 4

Ajouter des rappels et notifications

Les rappels permettent d’éviter les oublis.

1️⃣ Clique sur un événement

Clique sur un bloc ou une réunion déjà créée.

2️⃣ Clique sur le petit crayon ✏️

Cela permet de modifier l’événement.

3️⃣ Ajouter une notification

Cherche :

🔔 Notification

Puis ajoute :

→ 30 minutes avant
→ ou 10 minutes avant.

⚠️ Trop de notifications fatiguent aussi le cerveau 😭

✍️ Exercice

Ajoute une notification sur un événement test.

🌍 ÉTAPE 5

Gérer les fuseaux horaires

Quand tu travailles avec des clients internationaux… les fuseaux horaires deviennent TRÈS importants.

⚠️ Beaucoup de freelances ratent des rendez-vous à cause des décalages horaires.

📌 Exemple

14h à Paris ≠ 14h à Madagascar.

1️⃣ Créer un événement

Clique sur une heure vide dans ton agenda.

2️⃣ Clique sur “Plus d’options”

La fenêtre complète de l’événement va s’ouvrir.

3️⃣ Vérifie le fuseau horaire

Cherche la partie :

🌍 Fuseau horaire

Puis vérifie bien le pays affiché.

4️⃣ Ajouter un deuxième fuseau horaire

En haut à droite :

→ ⚙️ Paramètres
→ Fuseau horaire
→ Afficher un deuxième fuseau horaire.

🇫🇷 Paris

🇲🇬 Madagascar

🇧🇪 Belgique

🇨🇦 Canada

✍️ Exercice 1

Un client en France veut un rendez-vous à 14h Paris.

Quelle heure est-ce à Madagascar ?

✍️ Exercice 2

Ajoute un deuxième fuseau horaire dans Google Agenda.

🧠 ÉTAPE 6

Protéger ton énergie

Une bonne organisation protège aussi ton cerveau.

🧠 Tâches importantes quand tu es concentrée

📩 Tâches légères quand tu fatigues

⏸️ Pauses régulières

📱 Réduction des interruptions

✍️ Exercice pratique

Réfléchis :

→ quand es-tu la plus concentrée ?
→ quand fatigues-tu le plus ?
→ quelles tâches te demandent le plus d’énergie ?

💜 Une AV épuisée travaille moins bien.

🎯 DÉFI FINAL

Construis ta semaine AV idéale

Imagine maintenant ta semaine idéale d’Assistante Virtuelle.

Ajoute dans ton agenda :

→ blocs mails
→ blocs missions
→ administratif
→ pauses
→ buffers
→ temps personnel.

💜 Une bonne organisation ne sert pas seulement à travailler plus.

Elle sert aussi à mieux respirer.

🎓 RETOUR FORMATION

Retourne maintenant dans la formation

Tu avances dans ton organisation AV 😭

Retourne maintenant dans la page de formation pour continuer le Jour 6.

➡️ Retour à la formation