📩 Gmail PRO

Cette fiche est un tuto pratique

La page de formation t’a expliqué pourquoi Gmail est important pour une Assistante Virtuelle.

Ici, on passe à la pratique.

Tu vas apprendre à :

→ nettoyer ta boîte mail
→ créer des libellés
→ créer des filtres
→ préparer des modèles de mails
→ programmer des envois
→ créer une signature avec Canva
→ comprendre la centralisation de plusieurs boîtes mail
→ utiliser l’IA pour mieux traiter les mails.

1️⃣ Ouvre Gmail sur ordinateur

Va sur Gmail depuis ton ordinateur.

Évite de faire cette étape depuis ton téléphone, car c’est moins pratique.

2️⃣ Regarde ta boîte de réception

Observe :

→ combien de mails non lus tu as
→ si ta boîte est encombrée
→ si tu ressens du stress en l’ouvrant.

3️⃣ Choisis une méthode de nettoyage

Si tu as peu de mails :

→ supprime les mails inutiles
→ archive les anciens mails
→ garde visibles les mails importants.

Si tu as des centaines ou milliers de mails :

→ sélectionne les mails anciens
→ archive-les
→ ne cherche pas à tout traiter aujourd’hui.

✍️ Exercice

Fais maintenant ceci :

→ supprime 20 mails inutiles
→ archive 10 anciens mails
→ repère 3 mails importants à garder visibles.

1️⃣ Dans Gmail, regarde la colonne de gauche

Tu verras :

→ Boîte de réception
→ Messages suivis
→ Envoyés
→ Brouillons
→ Plus.

2️⃣ Clique sur “Plus”

Descends dans la colonne de gauche jusqu’à voir l’option :

Créer un libellé

3️⃣ Crée tes premiers libellés

Commence par créer ces libellés :

→ CLIENTS
→ À TRAITER
→ FACTURATION
→ URGENT
→ ADMIN AV
→ ARCHIVES

4️⃣ Crée un sous-libellé client

Pour un client, tu peux créer :

CLIENT — Nom du client

Puis coche :

Placer sous CLIENTS

✍️ Exercice

Crée au minimum :

→ CLIENTS
→ À TRAITER
→ FACTURATION
→ URGENT
→ ADMIN AV

Puis crée au moins 1 sous-libellé client.

1️⃣ Clique sur l’icône à droite de la barre de recherche

Dans Gmail, en haut, tu as une grande barre de recherche.

À droite de cette barre, clique sur l’icône avec des petits réglages.

2️⃣ Choisis ton critère

Tu peux filtrer par :

→ expéditeur
→ mot dans l’objet
→ mot dans le mail
→ destinataire.

Tu n’as pas besoin de remplir toutes les cases.

3️⃣ Exemple simple : filtre facture

Dans “Contient les mots”, écris :

facture

Puis clique sur :

Créer un filtre

Ensuite coche :

→ Appliquer le libellé : FACTURATION
→ Archiver si tu veux éviter que ça reste dans l’inbox.

4️⃣ Exemple client

Dans “De”, écris l’adresse mail du client.

Puis coche :

→ Appliquer le libellé : CLIENT — Nom

Au début, ne coche pas “Archiver” pour les mails clients. Comme ça, tu ne risques pas de les rater.

✍️ Exercice

Crée 2 filtres simples :

1. un filtre FACTURATION avec le mot “facture”
2. un filtre CLIENT avec une adresse mail test ou client.

1️⃣ Active les modèles dans Gmail

Dans Gmail :

→ clique sur ⚙️ Paramètres
→ Voir tous les paramètres
→ onglet Avancé
→ active “Modèles”
→ clique sur Enregistrer.

2️⃣ Crée ton premier modèle

Clique sur :

→ Nouveau message
→ écris ton mail
→ ne mets pas la signature
→ clique sur les 3 points en bas à droite
→ Modèles
→ Enregistrer comme nouveau modèle.

3️⃣ Exemples de modèles utiles

Tu peux créer :

→ Bien reçu
→ Relance douce
→ Relance ferme
→ Livraison de mission
→ Demande d’informations
→ Confirmation de RDV.

✍️ Exercice

Crée 3 modèles Gmail :

→ Bien reçu
→ Relance douce
→ Livraison de mission.

1️⃣ Clique sur Nouveau message

Rédige ton mail normalement.

2️⃣ Clique sur la petite flèche à côté de “Envoyer”

Au lieu de cliquer directement sur “Envoyer”, clique sur la petite flèche à côté.

3️⃣ Clique sur “Programmer l’envoi”

Choisis la date et l’heure.

Puis valide.

✍️ Exercice

Programme un mail test à toi-même pour demain matin.

1️⃣ Ouvre les paramètres Gmail

Clique sur :

→ ⚙️ Paramètres
→ Voir tous les paramètres
→ onglet Général.

2️⃣ Descends jusqu’à “Réponse automatique”

Active la réponse automatique.

3️⃣ Écris un message simple

Ton message doit indiquer :

→ que tu es absente
→ ta date de retour
→ quand tu répondras.

Exemple

Bonjour,

Merci pour votre message.
Je suis actuellement indisponible et je prendrai connaissance de votre email à mon retour le [date].

Je vous répondrai dès que possible.

Bien cordialement,
[Prénom]

✍️ Exercice

Prépare un message d’absence test. Tu peux l’activer puis le désactiver ensuite.

1️⃣ Ouvre Canva

Va sur Canva :

2️⃣ Recherche un modèle

Dans la barre de recherche Canva, tape :

email signature

Choisis un modèle simple, lisible et professionnel.

3️⃣ Modifie les informations

Ajoute :

→ ton prénom et nom
→ Assistante Virtuelle
→ ton email professionnel
→ ton WhatsApp ou contact pro.

4️⃣ Télécharge ta signature

Clique sur :

→ Partager
→ Télécharger
→ PNG.

5️⃣ Ajoute-la dans Gmail

Dans Gmail :

→ ⚙️ Paramètres
→ Voir tous les paramètres
→ onglet Général
→ Signature
→ Créer une nouvelle signature
→ insère ton image ou colle ton texte.

✍️ Exercice

Crée une signature simple et ajoute-la dans Gmail.

À comprendre

Il existe plusieurs types de boîtes mail :

→ Gmail
→ Outlook
→ Google Workspace
→ boîtes professionnelles OVH ou autres.

La méthode dépend de l’outil utilisé.

✍️ Réflexion

Note 2 risques possibles si une AV configure mal une boîte mail client.

Prompt 1 — Analyser un mail

Copie ce prompt :

Analyse ce mail comme si tu étais une Assistante Virtuelle professionnelle. Dis-moi : 1. l’objectif réel du mail 2. ce que la personne attend de moi 3. le niveau d’urgence 4. le ton à adopter Ne rédige pas encore la réponse.

Prompt 2 — Transformer en actions

Agis comme une Assistante Virtuelle professionnelle. Résume ce mail en : - 3 actions claires maximum - ce qui est urgent - ce qui peut attendre. Ne rédige pas de réponse.

✍️ Exercice

Prends un vrai mail.

Teste le prompt d’analyse.

Puis note les actions à faire.

Structure ta vidéo en 4 parties

1️⃣ Le problème :
boîte mail désorganisée, stress, oublis, perte de temps.

2️⃣ Ce que tu mets en place :
libellés, filtres, modèles, priorisation.

3️⃣ Pourquoi ton aide est utile :
le client gagne du temps et évite les oublis.

4️⃣ Le résultat :
communication plus claire et plus fluide.